Как все успевать

Если у вас возникла срочная необходимость успеть сделать много дел за короткий период времени, знайте — вы не умеете планировать свое время и дела. Потому что, при правильном планировании все дела исполняются в срок, без промедления и создания напряженной ситуации. К счастью планированию можно научится за несколько дней. Мы рассмотрим самый простой способ организации всех дел в один список и определим их приоритетность.

Возьмите лист А4 и запишите все дела на листке бумаги одним списком. Записывайте абсолютно все, что вам придет в голову. Не оценивайте и не переписывайте. Запишите те дела, которые нужно сделать сегодня, завтра, через неделю, год, 10 лет и больше. Пишите, пишите, пишите. Не беспокойтесь о количестве.

Главное чего вам нужно добиться — это освободить свою голову от хаоса мыслей. Чем больше мыслей вы запишите, тем лучше. Иногда их количество может, превысит отметку в 100. Когда вы испишите весь лист А4, не продолжайте писать на другой стороне. Лучше возьмите новый лист бумаги. Это нужно для того, чтобы потом, сложив все исписанные листы рядом, можно увидеть полную картину предстоящих дел. На это занятие вам потребуется около 30 минут.

Определите приоритетность
Если вы сделали предыдущее задание, тогда у вас перед глазами должны находиться все, дела, которые вам нужно выполнить сейчас или в обозримом будущем. Конечно, этот список не полный, но и этого достаточно.

Теперь пришло время определить, какие дела являются приоритетными. Приоритетный значит — главный. Для чего нужно определять главные дела. Для того, чтобы знать что сделать в первую очередь, а что может подождать. Правда состоит в том, что все дела вам не удастся сделать, потому что просто не хватит времени. Но на главные дела времени хватает всегда. Если вы еще никогда не определяли приоритетные дела, тогда вы потеряли множество времени.

Определить приоритетность можно с помощью простой матрицы Эйзенхауэра. Принцип ее очень простой, но дает потрясающие результаты. Попробуйте и вы удивитесь.

Все задачи делятся на 4 группы:
• Важные и срочные
• Важные
• Срочное, но не важное
• Не срочное и не важное

Важные и срочные. Это дела, которые нужно сделать немедленно, чтобы избежать необратимых последствий.
Нужно избегать появления этих дел, стараться их предвидеть.

Например:
• Пойти на встречу
• Подготовить документ
• Забрать детей со школы

Важные. Это те дела, которые приближают к целям и желаниям. Нужно сосредотачивать на них все свое внимание, потому они приносят самую большую отдачу. Как уже было сказано выше, лучше планировать важные дела заранее, чтобы они не становись важными и срочными.

Например:
• Выполнить работу в срок
• Высыпаться
• Следить за здоровьем
• Сберегать деньги

Срочные, но не важные. Эти задачи очень похожи на дела первой категории важные и срочны, но они только отдаляют от достижения целей и желаний. Не нужно воспринимать все срочное за важное. В этом как раз кроется самая большая ошибка, приводящая к авралам и проблемам.

Не срочное и не важное. Это пустяковые, но зато приятные дела, отнимающие множество времени у важных дел. Также такие дела называют поглотителями времени. Такие дела даже не стоит делать.

Теперь вам нужно разделить все дела ваших списков на 4 категории. Это делается очень просто. К каждому делу в вашем списке задайте вопрос: «Какие долгосрочные последствия у этого дела? » Если последствия большие, то ставите букву «В» (важное) слева от задачи, если нет, то не ставите. И второй вопрос: «Могут ли быть какие то последствия в ближайшие дни если не сделать это дело? » Если да, то ставите букву «С» (срочное) слева от задачи, если не, то не ставите. Задайте Этих два вопроса к каждому делу в списке. И теперь вы видите какие дела нужно делать в первую очередь. В начале «ВС», далее «В», далее «С», а те, которые остались без пометок, можно вычеркнуть.

Если в процессе определения приоритетности у вас появились идеи новых дел, обязательно впишите их в общий список и определите их приоритетность. На выполнение данного задания вам потребуется около 20 минут. Выполняйте одно дело за другим без прерываний

Теперь, когда у вас есть список дел, отсортированных по приоритетности, все что вам остается это приступить к выполнению дел. Расставление приоритетов позволит вам сделать самые срочные и важные дела как можно скорее. И на этом этапе абсолютно все люди сталкиваются с такой проблемой как прерывания. Прерывания увеличивают время на выполнение дела как минимум в 2 раза. А иногда и в несколько десятков раз. Классический пример чтение книги. Иногда этот процесс может затянуться на месяц, а может на год. А, между прочим, для прочтения средних размеров книги нужно около 8 часов. 4 дня по 2 часа каждый вечер, и дело готово.

Распространенные прерыватели:
• Телевизор
• Телефон
• Коллеги
• Семья
• Интернет
• Новая идея или дело
• И другие

Выберите дело, из списка исходя из приоритетности. Определите приблизительное время на выполнение дела. И доведите его до конца не прерываясь. После выполнения дела, вычеркните его из списка и вознаградите себя за проделанную работу любым способом. И приступайте к выполнению следующего дела.

Проделав все выше перечисленные шаги, вы увеличите свою производительность в несколько раз и успеете сделать почти все.